EDICIÓN 1.0 · 2 OCTUBRE 2026

Encargo de tratamiento.

ENTERSER 2006 S.L. · Publicación sin aceptación automática ni cargos.

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Encargo de tratamiento

1. Partes, objeto y duración

Encargada: Enterser 2006 S.L., NIF B47586144, Paseo de Isabel la Católica 29, 47003 Valladolid, España. Contacto: sergio@enterser.com. Responsable: la empresa identificada en su cuenta, oferta y justificante de aceptación.

Son partes el cliente identificado en la oferta, como responsable del tratamiento de su operativa, y Enterser 2006 S.L., con los datos de identificación del apartado «Prestador y canales de contacto», como encargada para prestar EnterDeCA. Este encargo se aplica al uso profesional acordado de EnterDeCA, incluidas las pruebas con datos reales, y forma parte de la suscripción cuando se contrate, prevalece en materia de protección de datos sobre disposiciones incompatibles y continúa mientras ENTERSER conserve o pueda acceder a datos por cuenta del cliente, incluida la salida y las copias residuales.

El cliente decide las finalidades legítimas de gestión del transporte y de su personal. ENTERSER aporta el soporte técnico siguiendo instrucciones documentadas. Para sus propios contactos comerciales, facturas y obligaciones como prestador, ENTERSER actúa como responsable independiente; no reutilizará los datos operativos del cliente para publicidad, venta, entrenamiento de modelos o perfiles propios.

2. Descripción del tratamiento

Elemento	Alcance del encargo
Finalidades	Gestionar servicios y recursos; preparar y conservar documentos; entregar y acreditar recepción; facilitar acceso del conductor e inspección; exportar y respaldar; soporte técnico solicitado.
Operaciones	Recogida mediante formularios/importación, registro, consulta, organización, generación de PDF y QR, comunicación autorizada, almacenamiento, copia, recuperación, devolución, bloqueo y supresión.
Personas	Conductores y personal autorizado; representantes de clientes, transportistas y contratantes; destinatarios que figuren en los documentos. No se prevén listados de pasajeros como función general.
Datos	Identificación y contacto profesional; NIF cuando proceda; empresa y cargo; asignaciones, horarios, rutas y servicios; matrículas; documentos, versiones y evidencias de recepción. Accesos, permisos y registros técnicos necesarios.
Opcionales	Retrato y foto de vehículo; logo y mapa aportado; localización actual y precisión, solo si se habilita y comparte durante el servicio. No se realiza reconocimiento facial.
Ámbito	Datos de la empresa contratante y sus usuarios. El cliente no autoriza el acceso transversal a otras empresas. Equipos propios en España: servidor en Paseo de Isabel la Católica 29 y NAS en la oficina de Santovenia.

3. Instrucciones del responsable

Constituyen instrucciones la oferta, este encargo y las acciones válidas de usuarios autorizados dentro de su permiso. Cambios de finalidad, exportaciones masivas, altas de terceros, conservación excepcional o transferencias fuera del marco aprobado requieren instrucción escrita de una persona autorizada. ENTERSER conservará un registro suficiente de instrucciones y actuaciones relevantes.

Si una instrucción parece infringir la normativa, ENTERSER lo advertirá inmediatamente y suspenderá esa actuación mientras se aclara, sin extender la suspensión innecesariamente. Una obligación legal de tratamiento o comunicación se notificará antes al cliente salvo prohibición legal. No se seguirán instrucciones recibidas de cualquier poseedor de un enlace como si fuera el representante contractual.

Obligaciones del encargo

4. Acceso y confidencialidad

ENTERSER limitará el acceso a personas autorizadas que lo necesiten para el servicio, sujetas a confidencialidad incluso después de terminar su relación. Mantendrá altas, modificaciones y revocaciones de permisos. El soporte que requiera datos del cliente se realizará con autorización e identificación de la intervención, salvo contención urgente de un incidente debidamente documentada.

5. Seguridad y asistencia

Ambas partes aplicarán medidas proporcionadas al riesgo. ENTERSER mantendrá controles de acceso, separación de empresas, comunicaciones protegidas, integridad documental, copias y procedimientos de recuperación, actualización y revisión. El anexo de alojamiento y servicios externos describe su alcance. Cualquier compromiso adicional de disponibilidad o recuperación deberá acordarse expresamente y basarse en medidas verificadas.

ENTERSER ayudará al cliente a atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. Si recibe una solicitud relativa a datos del cliente, la trasladará sin demora y no decidirá su respuesta de fondo, salvo instrucción o mandato legal. Se verificará la identidad sin pedir documentación excesiva y se transmitirá por canal seguro.

También prestará asistencia razonable para evaluar riesgos, preparar evaluaciones de impacto y consultas previas cuando procedan, y cumplir obligaciones de seguridad y comunicación de brechas. La asistencia obligatoria no se negará por falta de un servicio adicional. Las actuaciones extraordinarias ajenas al alcance podrán presupuestarse por separado, sin retrasar obligaciones legales.

6. Incidentes y brechas

Ante una violación de datos del cliente, ENTERSER avisará al contacto de privacidad designado sin dilación indebida desde que tenga conocimiento. La primera comunicación puede ser provisional: naturaleza, datos y personas posiblemente afectadas, consecuencias, medidas de contención y canal de contacto. Se completará progresivamente y se conservará la cronología y evidencia de la respuesta.

El responsable decide las notificaciones a autoridades y personas afectadas con la asistencia de ENTERSER. No se esperará a disponer del informe definitivo ni se confundirá el plazo de notificación del responsable con el aviso de la encargada. ENTERSER evitará divulgar datos de otras empresas en el informe. El cliente mantendrá actualizado su contacto de emergencia.

7. Información, control y auditoría

ENTERSER pondrá a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento del encargo y permitirá auditorías e inspecciones del cliente o de un auditor autorizado. Se coordinarán alcance, confidencialidad y calendario razonables sin excluir inspecciones justificadas por incidentes o requerimientos. No se facilitará acceso a datos de terceros ni secretos ajenos a la comprobación necesaria.

El cliente debe legitimar la recogida y comunicación, informar a las personas, garantizar exactitud y minimización, valorar las funciones opcionales y comunicar cambios de personal o instrucciones de salida. ENTERSER debe advertir de riesgos conocidos, pero el encargo no sustituye las decisiones ni la información laboral que corresponde al cliente.

Terceros, transferencias y finalización

8. Subencargados

Solo podrán acceder por cuenta de ENTERSER los subencargados identificados y autorizados en el anexo vigente. El cliente autorizará expresamente esa lista, no una categoría indeterminada de proveedores. Todo subencargado asumirá por escrito obligaciones equivalentes y ENTERSER seguirá respondiendo frente al cliente por la ejecución del encargo.

Para incorporar o sustituir un subencargado bajo autorización general, ENTERSER informará de identidad, función, país, acceso y garantías al menos 30 días antes y permitirá oposición motivada. No se le transferirán datos antes de resolver la autorización o aplicar una alternativa. Si no existe alternativa razonable, se permitirá terminar la función o servicio afectado con salida segura y sin penalización.

9. Servicios externos elegidos por el usuario

Enviar por correo, abrir Google Maps, guardar un pase Wallet o compartir por WhatsApp puede implicar destinatarios o proveedores externos. Su papel no se deduce de su marca: se clasificará cada operación según quién decide la finalidad y qué contratos se aplican. Una acción voluntaria no resuelve por sí sola las obligaciones de información y transferencias internacionales.

No se habilitará un nuevo tratamiento por un tercero con acceso a datos del cliente sin completar su análisis y, cuando corresponda, su autorización contractual. Las garantías de transferencias se identificarán realmente: país, entidad receptora, base aplicable y forma de obtener información de las garantías. No se declara que toda la cadena permanezca en España por el solo hecho de alojar aquí el servidor.

10. Fin del encargo

Al terminar, se aplicará la elección documentada del cliente entre devolución y supresión, preservando obligaciones aplicables. Se entregará constancia del alcance, fecha, excepciones y copias residuales. Los respaldos se aislarán de uso ordinario, se eliminarán al vencer su ciclo documentado y no se restaurarán datos suprimidos sin volver a aplicar las instrucciones de supresión. No se mantendrán como archivo comercial alternativo.

Las comunicaciones requeridas por autoridades se limitarán a su alcance legítimo, se documentarán y se informará al cliente cuando sea legalmente posible. El QR previsto para inspección no concede una cuenta administrativa a la autoridad ni acceso a toda la flota.

La empresa responsable se identifica en su cuenta y oferta. La persona que acepta debe declarar su identidad, cargo o facultad de representación y confirmar separadamente las condiciones y el encargo. La evidencia conserva empresa, usuario autorizado, fecha, versión y huella del documento. Las pruebas Demo no registran aceptación real. La privacidad es información: no se exige consentir a todos los tratamientos por marcar una casilla.

Alojamiento y servicios externos

Alojamiento y copia: gestionados directamente por ENTERSER en España. No se han declarado subencargados externos de administración, alojamiento, correo o copia. El cliente no concede por este texto autorización a cualquier proveedor futuro; se aplicará el procedimiento del encargo para incorporarlo.

Medida	Alcance de esta edición
Acceso	Oficina solo de su empresa; conductor solo de sus servicios; administración separada. Los enlaces privados deben custodiarse y revocarse si se pierden.
Integridad	Originales versionados y huellas SHA-256; HTTPS; QR aleatorio de descarga directa para el acceso inspector. La posesión del QR permite descargar el PDF.
Datos opcionales	Fotos no incluidas por defecto en nuevas copias. Localización desactivada por defecto por empresa, posición actual con caducidad breve y sin historial de recorrido.
Respaldo	Copias a NAS propio mediante transferencia protegida, incrementales diarias y completas mensuales, dos cadenas. No se ofrece SLA numérico ni una ubicación de recuperación geográficamente independiente acreditada.
Intervenciones	Acceso necesario y confidencial, mantenimiento y corrección de incidencias, revisión de permisos y asistencia de seguridad. Los compromisos de servicio no constituyen una certificación de seguridad.

Servicios externos opcionales: información y alcance

Google Maps se abre solo por acción del usuario y recibe origen/destino o la posición que se confirma abrir. No se cargan mapas de Google automáticamente. Google Wallet recibe un identificador seudónimo del pase y del acceso protegido, junto con su vigencia y la marca; no recibe por este pase nombre, NIF, matrícula, ruta, horarios del viaje, ubicación ni PDF DeCA. Puede asociar ese identificador a la cuenta de quien lo guarda: no es un dato anónimo. El pase no sustituye al documento de inspección.

Google utiliza información recibida de la API para sus productos conforme a sus condiciones. Para los servicios de usuario del EEE la política identifica a Google Ireland Limited; pueden intervenir otras entidades del grupo según el servicio y países fuera del EEE. Información de entidades, conservación, derechos y transferencias: Privacidad de Google, garantías de transferencias y condiciones de Wallet API. No se presenta a Google como un subencargado sometido solo a instrucciones de ENTERSER.

WhatsApp manual se utiliza mediante el servicio contratado por el usuario con WhatsApp Ireland Limited en el EEE. Recibe teléfono del destinatario, contenido seleccionado y datos técnicos de la conexión, conforme a su política de privacidad. Puede implicar tratamiento fuera del EEE conforme a esa política. No se envían mensajes automáticamente ni se cargan contactos de la flota a Meta desde EnterDeCA. El correo entrega el contenido y PDF a la dirección elegida y a su servicio de correo; la oficina comprobará el destinatario antes de enviar.

El responsable debe determinar la necesidad y base de cada comunicación e informar a las personas. Puede utilizar el PDF y su QR sin estas integraciones opcionales. Una nueva integración automática o un tercero contratado para tratar por cuenta de ENTERSER necesita su propia evaluación, garantías y autorización; no queda habilitado por un enlace manual o por esta edición.

Conservación y devolución de datos

Categoría	Criterio de conservación y cautelas
PDF y sus versiones	Conservar al menos un año cuando la norma del documento lo exija. La app calcula un mínimo prudente desde la fecha más tardía entre generación, fin previsto y fin registrado. No confundir ese cálculo con una regla legal única. Acordar cualquier ampliación y quién custodia tras la baja.
Descarga del cargador	Cuando se use la disponibilidad durante un año como forma de conservación del cargador, mantenerla o pactar una alternativa válida. No sustituirla silenciosamente por 30 días de descarga tras baja.
QR inspector	No expirar antes del fin del servicio. La norma permite desactivar después de siete días naturales desde su finalización. La política concreta debe conciliar inspección, conservación y minimización; hoy no hay una caducidad general implementada.
Fichas y borradores	Durante la prestación y mientras sean necesarios para la finalidad del cliente. Depurar datos innecesarios según instrucciones. No exigir un año para todo dato de una ficha solo por existir un DeCA.
Fotos y mapas	Opcionales; suprimir de la ficha según instrucción, sin alterar originales documentales que deban conservarse. Informar si una imagen ya forma parte de un PDF descargado por terceros.
Ubicación	Dato actual de corta duración: caducidad lógica a los 90 s y limpieza periódica. Parar al dejar de compartir/finalizar. Copias residuales sujetas al ciclo del respaldo, que debe documentarse.
Registros técnicos	Se usan para seguridad, diagnóstico y evidencia, no para publicidad. Se retiran cuando dejan de ser necesarios para la incidencia o responsabilidad concreta; cualquier conservación excepcional requiere finalidad, plazo y acceso limitado. La rotación técnica no acredita por sí sola la eliminación de todas las copias.
Contrato/facturas	ENTERSER conserva su documentación propia durante los plazos legales de obligaciones y reclamaciones; se documentará el calendario contable, fiscal y civil aplicable, sin uso comercial posterior.
Copias residuales	Respaldo propio remoto al servidor, con dos cadenas de copia mensual e incrementales diarias. La retención depende de la rotación efectiva y de la integridad de cada cadena; no equivale a un borrado físico a los 30 días. Las copias residuales quedan fuera del uso ordinario y se comunica su ciclo en la salida.

Procedimiento de salida por soporte

1. Verificar solicitud y fechas. 2. Inventariar documentos, servicios activos y obligaciones pendientes. 3. Entregar exportación completa y permitir recuperación. 4. Obtener elección de devolución/supresión y verificar integridad de la entrega. 5. Revocar accesos privados y aplicar política QR sin cortar obligaciones pendientes. 6. Suprimir o bloquear por fundamento concreto. 7. Registrar copias residuales y fechas, emitir constancia y reaplicar supresiones si se restaura.

Contacto contractual y privacidad: sergio@enterser.com.